Addictic organisait un Webinaire Hybride. Kézako ?

Comme son nom l’indique c’est un Webinaire qui accueille à la fois des participants en ligne et en présentiel, en même temps !

• Ce format permet de bénéficier des bienfaits de la technologie pour les participants les plus éloignés (gain de temps, économie de transports, problème de mobilité, etc…).
• C’est la possibilité de recevoir un public plus restreint (pratique pendant la période sanitaire actuelle) qui anime le débat et le rend plus humain, convivial et enrichissant.

Le format hybride a un avenir prometteur car il s’adapte à de nombreuses contraintes de temps, de disponibilité et de mobilité, et offre le choix au participant de venir ou se connecter à sa convenance.

Certes il requiert une organisation et logistique encore plus minutieuses que les simples webinaires ou séminaires, mais vous pourrez élargir grandement votre audience en invitant tout internaute à votre événement… et faire des économies en louant une salle plus petite.

De plus, la visio peut être enregistrée et diffusée ou envoyée plus tard aux personnes n’ayant pas pu participer.

On vous donne davantage de détails et les coulisses techniques ci-dessous.

« L’agence Addictic a réalisé en novembre dernier un séminaire hybride à la demande de l’association CORDIA qui souhaitait organiser un événement à l’occasion de ses 30 ans. L’association aide depuis 1991 les malades atteints du SIDA ou de pathologies neurodégénératives à surmonter les discriminations liées à leur maladie »

Déborah, cheffe de projet chez Addictic dresse pour nous les points clefs de l’organisation de ce webinaire :

Déborah : « Tout d’abord pour ce webinaire nous avions à cœur de mettre en avant l’association avec laquelle nous travaillons et de nous adapter à leurs demandes pour réaliser une vidéo qui mettrai à l’honneur CORDIA ; Addictic a joué le rôle d’organisateur événementiel et de gestionnaire du projet avec une casquette de coordinateur pour le client. Notre équipe s’appuie sur un partenaire technique qui possède le matériel et dont la réalisation audiovisuelle est le métier.»

Les principales caractéristiques étaient les suivantes :

• Le séminaire devait être filmé et enregistré.
• Nous avions des intervenants à la fois en présentiel et en distanciel.
• Mise en place d’une régie pour gérer le chat à distance et alterner les interventions des participants présentiel/distanciel.
• Le webinaire devait être interactif et adapté au public visé à savoir les résidents de CORDIA et leur permettre de réagir en direct.

L’événement s’est déroulé à l’Hôtel Oceania L’Univers à Tours et a réuni plus d’une centaine de participants, dont un peu plus d’une quarantaine en ligne.

Afin de réaliser au mieux ce webinaire, l’organisation était primordiale. Voici en quelques mots les ressources mises en place :

Ressources logistiques : accueil Jour J, installation et montage, démontage, test et pré-production de support.

Ressources organisationnelles : supervision de toutes les étapes de l’organisation d’un évènement, depuis la définition du concept jusqu’au jour J : constitution des équipes, planification, stratégie de communication, etc. coordination des équipes, relation client, récupérations des éléments d’informations, échanges avec les intervenants, détermination des rôles et missions de chacun.

Ressources Humaines : Déborah, la cheffe de projet d’Addictic, était présente le jour J. Pour ce projet, l’équipe technique était composée d’1 réalisateur multicam, 1 chef de projet, 2 cadreurs, 1 ingénieur du son, 1 chargé de production et 1 responsable de diffusion.

Ressources techniques : pour une transmission fluide et en haute qualité pour les participants en ligne. La lumière et la qualité du son sont aussi importants pour les participants en présentiels :

• Kit 3 caméras sur trépied + HF vidéo, lumières sur trépieds, des haut-parleurs et une régie vidéo.
• Ensemble 5 micros serre-tête, 2 micros main en HF, table de mixage, câblerie…
• Ensemble régie vidéo : mélangeur + panneau de contrôle + enregistreur + écrans + accessoires + système tally
• Kit lumière d’appoint pour éclairage scène, Haut-parleurs pour la diffusion du son dans la salle
• Enregistrement du direct sur disque dur et livraison par voie dématérialisée
• Mise en place d’un flux de type réunion Teams.